Novedades de características sociales en SharePoint Server 2013

En cada nueva versión de SharePoint, se van introduciendo mejoras y nuevas características sociales, para mejorar la comunicación empresarial. En esta nueva versión nos vamos a encontrar con un MySite muy renovado que va a adaptar funcionalidades que nos recuerdan a Facebook y Twitter, y con dos nuevas plantillas de sitio para crear Comunidades, que van a proporcionar experiencias de foro y fomentar la comunicación y participación en el intercambio de información.

MySite

Al igual que en SharePoint 2010, en la versión de 2013 se siguen manteniendo los sitios de usuario, con una nueva interfaz de usuario más moderna y limpia. Se siguen manteniendo conceptos como los de microblogging y discusiones, y aparecen otros nuevos como Newsfeed, menciones, etiquetas…, pero, realmente qué vamos a encontrarnos y qué aspecto tiene?

About Me

Una página en donde la gente va a poder saber acerca de nosotros. Proyectos en los que estamos trabajando, nuestras habilidades dentro de la empresa, formas de ponerse en contacto con nosotros y una lista con las actividades que estamos haciendo en SharePoint.

Tendremos disponible además el gráfico organizativo de la empresa, en una vista dinámica con Silverlight. En la lista de actividades va a aparecer información reciente con las acciones que estamos realizando en la plataforma, ya sea realizar votaciones, comentarios, etiquetar contenido, etc.

Las etiquetas y notas realizadas pueden ser consultadas de forma global en una página, teniendo disponible una nube de etiquetas, que puede ser gestionada por el administrador de SharePoint, de tal forma que puede eliminar etiquetas que no considere apropiadas.

De nuestro perfil podremos editar aquellos campos que estén habilitados para la edición (administrable de igual forma), y podremos elegir el nivel de visibilidad que van a tener para el resto de usuarios, pudiendo restringir la vista de cierta información a otros compañeros de la organización. Tendremos también la posibilidad de editar nuestra información para ser contactados por otros usuarios. Toda esta información tiene la posibilidad de ser incluida en los resultados de búsqueda de SharePoint, para facilitar la tarea de contactar con otros compañeros según sus habilidades u otros criterios.

Bibliotecas de documentos

Al igual que en la versión anterior, en SharePoint 2013 existe la posibilidad de tener bibliotecas privadas de documentos y bibliotecas públicas para compartir contenido con otros usuarios. En esta versión se han incluido mejoras de sincronización y compartición de esta información. Haciendo uso de Office 2013 tendremos la posibilidad de usar SkyDrive Pro, que nos va a permitir mantener sincronizada una biblioteca de documentos en nuestro disco local, teniendo acceso a los documentos de forma offline.

También podremos hacer seguimiento de documentos.

Además el sistema de compartición se ha mejorado para que sea transparente para el usuario, facilitando la opción de compartir con diferentes usuarios olvidándonos de la gestión de permisos sobre documentos.

Newsfeed

En esta página podremos ver nuestro propio registro de actividades que estamos siguiendo, muy similar al tablón de usuario de Facebook. Este nuevo sistema nos va a permitir una vista mucho más dinámica que en la versión anterior, pudiendo iniciar y responder a conversaciones, incluir en dichas conversaciones enlaces e imágenes, compartir conversaciones, hacer menciones a otros usuarios usando el mismo sistema que Twitter (escribiendo el nombre de un usuario seguido del símbolo @), crear etiquetas usando primero el símbolo #, y teniendo la posibilidad de responder a una conversación con un “Me gusta”.

Además tendremos un acceso rápido al contenido que estamos siguiendo, como personas, documentos, sitios y etiquetas. Podremos acceder al detalle de cada categoría y la herramienta incluso nos sugerirá otro contenido que puede interesarnos seguir.

Tareas

El concepto de tarea sigue siendo el mismo que en la versión anterior. La novedad es que en esta versión tendremos la posibilidad de tener centralizadas todas las listas de tareas desde este enlace, cuando antes estaban localizadas en múltiples ubicaciones, lo que dificultaba el seguimiento. Tendremos la posibilidad de filtrar las tareas desde esta página.

Blog

Podremos crear un blog personal de la misma forma que en la versión anterior, pero ahora con la posibilidad de participar en conversaciones, hacer uso de etiquetas, responder con “Me gusta”, etc.

Calificación o Rating de contenidos

Ahora con la nueva versión de SharePoint es posible de forma rápida realizar la calificación de contenidos en base a dos posibles criterios, valorando de una a cinco estrellas un contenido, o mediante “Me gusta”. De esta forma SharePoint va a ser capaz de determinar la relevancia de un contenido, lo que se traduce a aparecer antes en un resultado de búsqueda. Para que sea posible utilizar esta característica habrá que activarla en las opciones de la lista o de la biblioteca de documentos en cuestión. Además esta calificación de contenidos va a formar parte de la actividad del usuario.

Comunidades

En SharePoint 2013 el concepto de comunidades consiste en un sitio que trata de ofrecer una experiencia de foro de discusión, un lugar en el que hacer y responder a preguntas, y mantener conversaciones de temas concretos. Las comunidades se pueden crear fácilmente por los departamentos de una organización, consiguiendo que los usuarios compartan su experiencia en áreas específicas de conocimiento.

Cuando dentro de una misma organización existen o conviven diferentes comunidades es recomendable crear un portal de comunidades, que va a hacer la función de “portada” o página desde la cual va a ser posible acceder a las distintas comunidades que la forman, mediante una descripción de la misma y su icono.

Dentro de una comunidad se pueden crear categorías, de forma que resulte más cómodo el gestionar y localizar la información. Es una forma de organizar las conversaciones que tienen lugar en la comunidad.

Además cada comunidad incluye un buscador para poder realizar búsqueda de información dentro de la misma. De forma rápida se pueden acceder a las últimas conversaciones y ver los miembros pertenecientes.

 

 

La verdad es que en esta última versión se ha dado una gran importancia a la parte social y comunicativa de la plataforma, lo que la dota de una gran herramienta para fomentar la comunicación vertical y horizontal de una organización. Si queréis más información podéis consultar los siguientes en laces que son en los que me he basado para escribir este post.

Información general sobre las comunidades en SharePoint Server 2013

Novedades de los sistemas sociales en SharePoint Server 2013

Libro: Beginning SharePoint 2013: Building Business Solutions